考勤表或工資條一定要員工簽名嗎
經(jīng)常發(fā)現(xiàn)HR們因?yàn)槭韬龌驗(yàn)榱斯?jié)省工作步驟，不要求員工在每月的考勤表和工資單上簽字確認(rèn)，豈不知忽略了這點(diǎn)小細(xì)節(jié)卻容易出現(xiàn)大問(wèn)題，一旦與勞動(dòng)者發(fā)生了與之相關(guān)的勞動(dòng)爭(zhēng)議，雙方就會(huì)各執(zhí)一詞，而裁判者通常會(huì)要求用人單位就相關(guān)事實(shí)承擔(dān)舉證責(zé)任的。

最常見的爭(zhēng)議類型就是關(guān)于加班費(fèi)。當(dāng)勞動(dòng)者主張加班費(fèi)時(shí)，通常會(huì)詳細(xì)陳述加班的總時(shí)長(zhǎng)、加班的形式、公休節(jié)假日加班還是工作日延時(shí)加班等等，有的勞動(dòng)者還會(huì)自行制作明細(xì)表格來(lái)佐證其訴訟請(qǐng)求。

這時(shí)，裁判者一般會(huì)要求用人單位出示考勤表和工資單，來(lái)核實(shí)勞動(dòng)者是否存在加班情形以及用人單位是否足額發(fā)放加班費(fèi)。如果用人單位提交的是沒(méi)有經(jīng)過(guò)員工確認(rèn)的考勤表和工資單，勞動(dòng)者對(duì)這樣的證據(jù)又不認(rèn)可時(shí)，裁判者很可能判定支持勞動(dòng)者的請(qǐng)求。

另一類常見的爭(zhēng)議是關(guān)于年假工資。尤其是在用人單位統(tǒng)籌安排年休假的情況下，考勤記錄是證明勞動(dòng)者已休年假的最直接證明，如果考勤表缺少員工的確認(rèn)，勞動(dòng)者又否認(rèn)休假情況時(shí)，用人單位很難提交其他證據(jù)證明勞動(dòng)者已休完年假的事實(shí)，那用人單位很可能被判另行支付未休年假工資。
因用人單位所出示的勞動(dòng)者考勤表、工資單上無(wú)勞動(dòng)者簽字，勞動(dòng)者不予認(rèn)可，法院遂判決用人單位敗訴的情況時(shí)有發(fā)生。

為此用人單位普遍覺得冤枉，為什么單位說(shuō)的都是事實(shí)，怎么還輸了呢？而員工開庭時(shí)甚至一份證據(jù)都不交，最終還勝訴了呢？

道理是這樣的，在一般民事案件中，依據(jù)“誰(shuí)主張，誰(shuí)舉證”的證據(jù)規(guī)則，原告對(duì)自己提出的請(qǐng)求和事實(shí)，應(yīng)當(dāng)提供相應(yīng)證據(jù)予以證明。然而考慮到在勞動(dòng)者與用人單位發(fā)生的勞動(dòng)爭(zhēng)議中，往往勞動(dòng)者在證據(jù)取得方面處于劣勢(shì)，所以在勞動(dòng)爭(zhēng)議案件由用人單位負(fù)舉證責(zé)任。同時(shí)明確規(guī)定，只要員工能證明用人單位實(shí)施了考勤制度的，勞動(dòng)者的考勤記錄、工資單都由用人單位負(fù)責(zé)提供。而就工資表與考勤記錄而言，一般是由用人單位單方記錄或掌握，存在偽造或篡改的可能性，故原則上應(yīng)由勞動(dòng)者簽字確認(rèn)，方有利于勞動(dòng)者一方權(quán)益的維護(hù)。

當(dāng)用人單位為抗辯勞動(dòng)者的支付工資（加班工資、未休年假工資等）請(qǐng)求，僅能提供未經(jīng)勞動(dòng)者簽字的工資表和考勤表等單一證據(jù)的，如勞動(dòng)者一方否認(rèn)，無(wú)法被裁判者直接采信，是無(wú)法有效抗辯勞動(dòng)者請(qǐng)求的。
例如，在上述馮某的案例中，馮某稱自己未休4天年假，勞動(dòng)服務(wù)公司稱馮某已休，雙方各執(zhí)一詞。這時(shí)，法庭不需要馮某舉證證明自己未休年假，而要求公司出示馮某已經(jīng)休完年假的證據(jù)，否則將承擔(dān)不利后果。對(duì)此公司提交了馮某的考勤表予以證明，然而由于該考勤表為公司自行制作，上面既無(wú)馮某簽字，又不被馮某認(rèn)可，法院依照證據(jù)規(guī)則認(rèn)定其為無(wú)效證據(jù)，據(jù)此采信了馮某未休年假的主張。
綜合上面的分析，筆者對(duì)各企事業(yè)用人單位提出建議，一要嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，二要建立健全關(guān)于考勤管理和工資支付的各項(xiàng)規(guī)章制度，包括勞動(dòng)者定期對(duì)工資單、考勤表的簽字確認(rèn)制度，明確加班審批制度和流程等等。

規(guī)章制度完備后，用人單位還需要注意進(jìn)行相關(guān)文件、表單的收集和歸檔，采用OA管理系統(tǒng)和采用電子打卡考勤的用人單位要注意留存相應(yīng)的紙質(zhì)的書面資料，以及要求勞動(dòng)者本人簽名確認(rèn)，以免在可能發(fā)生的勞動(dòng)糾紛中承擔(dān)舉證不能的不利后果。HR們也千萬(wàn)不要圖省事，免得小疏漏引發(fā)大麻煩哈。